LA CIRCULAR

La carta circular es un documento que se utiliza para comunicar cualquier noticia, información o evento actual, que pueda resultar de interés para la empresa, departamentos, empleados, etc.

Normalmente una carta circular comunica una determinada información o noticia a varios destinatarios, en empresas grandes, puede que a muchos destinatarios, por lo que el volumen de éstas suele ser abultado, imprimiéndose gran cantidad de éstas.

Además, la noticia o información que contiene la circular permanece en el tiempo, es decir, no se utiliza para comunicar algo que tenga un carácter puntual. Tampoco se contesta una circular aunque si se puede hacer por motivos de cortesía.

Ejemplos de circulares las podemos encontrar es: constitución, modificación o disolución de una empresa, cambios de domicilio, la visita de viajantes, la modificación de precios, etc.

Características que debe reunir una circular

·         Por la característica de este documento informativo, tendrá que redactarse en un lenguaje sencillo sin utilizar términos que impidan o dificulten su comprensión.

·         Debemos trata de redactar un texto breve, sin rodeos y de forma directa.

·         Las ideas deberán expresarse de una manera clara, concisa y ordenada.

CLASIFICACIÓN

De acuerdo con el destinatario las circulares se clasifican en:

Circular externa o carta circular. Comunicación con el mismo texto, utilizada para dar a conocer a sus clientes, proveedores o distribuidores: productos, servicios u otras informaciones de carácter general.

Circular interna o general. Comunicación con el mismo contenido utilizada para dar a conocer internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de interés común.

De acuerdo con el estilo se clasifican en:

- Bloque extremo

- Estilo Bloque

ASPECTOS GENERALES

La circular interna no lleva saludo.

Se tiene en cuenta lo establecido en el numeral 3.4 de la NTC 3393.

Acrónimo: abreviatura conformada por diferentes letras, iniciales o no de una razón social.

Anexo: documento o elemento que acompaña la circular.

Asunto: Síntesis del contenido de la circular.

Despedida: palabra o frase final de cortesía.

Destinatario: persona (en circular externa) o grupo (en circular interna) a quien se le dirige la comunicación.

Encabezado: línea de identificación para indicar la continuidad del documento.

Espacio: distancia horizontal de escritura.

Estilo: orden en la distribución de las diferentes líneas que conformen la circular.

Fecha: lugar de origen del documento, día, mes y año de envió.

Interlinea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón.

Líneas especiales: anexos e identificación del transcriptor.

Logotipo: Símbolo que identifica a una empresa.

Membrete: inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica.

Modelo: esquema de distribución de zonas, que le permite a la empresa la diagramación de su papelería.

Número o referencia: Identificación consecutiva del documento.

Razón social: nombre que identifica a una empresa.

Remitente: nombre, apellidos y cargo del firmante.

Renglón: (línea de texto): serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.

Saludo o vocativo: línea de cortesía.

Sigla: abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón social.

Texto: cuerpo del mensaje.

Transcriptor: persona responsable de digitar el documento

Zona: espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.